Warum Handout und Präsentation nicht identisch sein dürfen.

Reden und Präsentationen sind häufig sehr umfangreich und vollgepackt mit vielen, für die Wirkung der Präsentation eigentlich unwichtigen Details. Häufig wird als Unterstützung der Präsentation Powerpoint verwendet, weil es so schön bequem ist und natürlich auch weil es so weit verbreitet ist. Als Hilfe und Unterstützung für den Redner sieht man dann jede Menge Folien die vollgepackt sind mit Informationen und Text sowie Diagrammen und Statistiken. Warum Präsentationen so vorbereitet werden, hat mehrere Gründe. Häufig wird die Präsentation so gestaltet, weil es alle so machen, so kennt man es und so kennt es jeder. Wenn die eigene Präsentation also auch so aussieht, ragt man zumindest nicht negativ heraus. Ein weiterer Grund dafür mag in der Tatsache liegen, dass immer häufiger die Präsentation mit einem sog. Handout unterstütz wird. Früher hieß das Seminarunterlagen oder Präsentationsunterlagen. Weil im Business alle unter Zeitdruck stehen hat es sich scheinbar eingebürgert, dass einfach die Präsentationsfolien ausgedruckt werden, und das ist dann das Handout. Leider ist diese Vorgehensweise grundfalsch und führt dazu, dass weder die Präsentation noch das Handout ihr Ziel erreichen. Warum ist das so?

 

Bildliche Darstellungen wirken lebendiger

Um diese Frage zu beantworten muss man zunächst verstehen, welches Ziel erreicht werden soll um dann zu sehen, wie dieses Ziel am besten erreicht werden kann. Welches Ziel soll eine Rede oder eine Präsentation erreichen? In aller Regel steht hier die Überzeugung der Zuhörer als Ziel fest, von dem eigenen Thema, von einem neuen Projekt oder Produkt oder ähnlichem. Wie gelingt dies? Hier zählen vor allem wenige gut unterlegte Hauptpunkte, die so präsentiert werden, dass die gewünschten Emotionen ausgelöst werden und geschickt mit den eigentlichen Argumenten verknüpft werden. Was bedeutet das in Bezug auf die Präsentation: wenige Folien mit starken Bildern, die sofort und möglichst starke Emotionen auslösen, möglichst wenig Text auf der Folie und wenn dann markante Schlagwörter. Kein lang ausgeschriebener Text, keine komplizierten Statistiken für die man mindestens 10 Minuten benötigt, um sie zu verstehen.

 

Besonders mit dem Weglassen der Textfolien haben viele Präsentatoren so ihr Problem, weil der Text eigentlich mehr für den Redner als für den Zuhörer gemacht ist. Was aber passiert beim Publikum wenn Folien mit viel Text eingeblendet wird? Es ist wie ein Reflex: Kopf, Augen und Aufmerksamkeit richtet sich voll auf den Text, es wird gelesen bis man fertig ist. Alles was in dieser Zeit der Redner tut ist vergebene Liebesmühe, die meisten Zuhörer nehmen das was der Redner in dieser Zeit tut oder sagt einfach nicht wahr. Vielleicht ist das der Grund, warum viele Redner dann dazu übergehen, das was auf der Folie steht, auch noch vorzulesen. Es gibt kaum ein Mittel, mit dem Sie Ihre Zuhörer schneller ermüden und einschläfern. Wie viel besser und angenehmer auch vor allem für das Publikum ist doch eine Präsentation die eine gewisse Dramaturgie enthält, in der nicht die ganze Zeit Folien gezeigt werden, in der Bilder mit hoher Spannung eingeführt werden, in der verschiedene Medien benutzt werden und vieles mehr. Damit machen Sie Ihre Zuhörer glücklich und ganz nebenbei erreichen Sie Ihr Ziel beinahe mühelos.

 

Handouts sollten nie zu sehr der Präsentation ähneln

Ein Handout dagegen sollte nicht den gleichen Aufbau wie eine PowerPoint Präsentation haben. Zwar müssen auch hier die wichtigsten Punkte auf einen Blick erkennbar sein, allerdings dient ein Handout einem ganz anderen Ziel und Zweck als eine Präsentation. Das Handout benötige ich nach der Präsentation, vielleicht sogar einige Zeit danach, hier sollten die Ausführungen deutlich umfangreicher und detaillierter sein, es sollten alle wesentlichen Details enthalten sein, um das Thema verstehen zu könne, auch ohne dass man sich an die Präsentation erinnern kann. Mitarbeiter, die der Präsentation nicht beiwohnen konnten, können mit einem kurzen prägnanten Flyer nichts anfangen. Wichtig ist bei einem Handout, das das wesentliche zusammengefasst, selbsterklärend und leicht an Gewicht ist. Handouts dienen vor allem dazu, dass alle Teilnehmer während des Vortrages nichts mitschreiben müssen und somit aufmerksamer zuhören können. Sollte etwas akustisch nicht genau verstanden werden, haben die Teilnehmer die Möglichkeit, es direkt nachzulesen.

Handouts zum Nachlesen und Dokumentieren

Zusätzlich ist ein Handout immer eine gute Form der Dokumentation. Sinnvoll ist es, das Handout im DIN-A4 Format auszudrucken, damit es jeder nach der Präsentation ordentlich abheften kann. Nur mit einem perfekten Handout ist die Präsentation klar strukturiert und gut gestaltet. Punkte, die während des Vortrages aus zeitlichen Gründen nicht mehr besprochen werden konnten, sollten auf dem Handout nachvollzogen werden können. Darüber hinaus sollten im Handout Quellen und Details genannt werden, um die Aussagen in der Präsentation nachvollziehen zu können. Ein ausführliches Handout ist besonders gut geeignet, falls Personen während der Präsentation kurz den Raum verlassen müssen. Sie können dann in aller Ruhe den verpassten Teil nachlesen. Sollte die Präsentation noch einmal zu einem anderen Zeitpunkt wiederholt werden, so ist das Handout auch für den Redner eine perfekte Gedankenstütze.

Handouts aus Präsentationen ausarbeiten

Um schnell ein Handout herzustellen, können die Folien der Präsentation aber sehr hilfreich sein. Für das Handout weniger wichtige Folien werden bei Seite gelegt und die für den Zusammenhang und das Verständnis wichtigen Folien zusammengetragen. Diese werden mit Erklärungen und prägnanten Sätzen ausgeschmückt, so dass das Handout auch verstanden werden kann, wenn man nicht an der Präsentation teilgenommen hat. Fotos und bildliche Darstellungen schmücken jedes Handout aus und lassen es nicht zu trocken und langweilig erscheinen. Wichtig ist immer, die Kernaussage klar auf den Punkt zu bringen.

 

Ja, das ist etwas Mehrarbeit, das stimmt. Ich darf Ihnen aber versichern, dass sich der Mehraufwand durchaus lohnt. Haben Sie selbst bereits Erfahrungen mit diesem Thema gesammelt? Lassen Sie uns doch daran teilhaben.

 

Rüdiger Vogel

Ihr Rhetoriktrainer und Vortragscoach

Schon gelesen?

Bessere Präsentationen sind einfache Präsentationen
Gute Präsentationen sind ganz einfach – 5 Prinzipen
Handout einmal anders