Bessere Präsentationen sind einfache Präsentationen

Die allermeisten haben immer mal wieder die Aufgabe eine Präsentation zu halten. Die meisten davon werden von den Zuhörern als langweilig empfunden. Was macht den Unterschied? Mit den folgenden 5 Prinzipien machen SIE den Unterschied.

Schätzungen zufolge werden jeden Tag weltweit 30 Millionen Business Präsentationen gehalten, vielleicht sind es sogar mehr. Doch die wirklich schockierende Zahl ist, dass mehr als 25 Millionen davon leider ihr Ziel nicht erreichen, ja schlimmer noch, die Präsentation langweilt die Zuhörer und das fällt natürlich auf die Person zurück, die präsentiert. Nach Untersuchungen betrifft dies immerhin 84% aller Präsentationen.

Das ist eine gute und ein schlechte Nachricht zugleich. Die schlechte zuerst: Nur weil Sie alles so machen wie alle, wird es nicht automatisch gut. In diesem Fall ist das Gegenteil der Fall. Gut, eines stimmt schon, wenn Sie alles machen wie alle, dann ragen Sie auch nicht negativ heraus, das ist wahr, aber sind Sie damit wirklich zufrieden?

Die gute Nachricht: Da die große Mehrheit der Präsentationen nicht mal guter Durchschnitt ist, ist es verhältnismäßig einfach, positiv heraus zu ragen. Und das ist doch ein erstrebenswertes Ziel, oder? Schauen wir uns also an, wie aus einer mäßigen, durchschnittlichen Präsentation eine herausragende Präsentation wird. Es ist gar nicht so schwer, erreichen kann man das alleine schon durch die konsequente Beachtung der folgenden 5 Tipps:

Tip 1: Weniger ist mehr

Das Prinzip ist bekannt, auf Präsentationen wird es allerdings eher seltener angewandt. Wir alle kennen diese schönen Folien, mit 4 Diagrammen und 5 Sätze Text und ein Produktbild. Woher wissen Sie jetzt, was wichtig ist? Richtig, Sie wissen es nicht, Sie können es gar nicht wissen. Meistens liegt es daran, weil es derjenige der die Präsentation hält und erstellt hat auch nicht genau weiß. Das ist in der Tat ein Grundproblem, weil sich viele angewöhnt haben, wenn eine Präsentation ansteht, setzt man sich vor den Rechner, macht Powerpoint auf und dann geht es los. Jegliche Planung fehlt oder wird erst hinterher durchgeführt. Das ist natürlich der falsche Weg. Wenn man dieses Prinzip – Weniger ist mehr – wirklich anwenden und durchhalten will, muss man vor allem wissen, was ist denn wichtig, was ist elementar, und was nicht. Nur wenn ich in der Lage bin, diese Unterscheidung zu treffen, kann ich entscheiden, was ich weglassen kann.

Woran liegt es denn, dass sich viele damit schwer tun, das unwesentliche wegzulassen? Aus meiner Sicht und Erfahrung gibt es 2 Hauptgründe dafür: Der erste und wahrscheinlich am häufigsten vorkommende Grund liegt ganz einfach darin, dass derjenige, der die Präsentation erstellt, ein Experte in seinem Gebiet ist, er kennt sich sehr gut aus, er hat viele Informationen und ist der Meinung, das alles sollten und müssen seine Zuhörer wissen. Dabei vergisst er völlig, welches Ziel eigentlich mit seiner Präsentation verfolgt werden soll.

Hier die ultimative Anleitung, wie Sie in Zukunft nie mehr Probleme mit zu viel Inhalt haben. Beantworten Sie die folgende Frage ehrlich und objektiv: Ist dieser Punkt zwingend nötig, um mein Ziel zu erreichen? Bitte nur diese Frage, nur die Frage nach dem Ziel, entscheidet darüber, ob der Inhalt nötig ist oder nicht. Je ehrlicher und konsequenter Sie die Frage beantworten und dann auch danach handeln, desto klarer wird Ihre Präsentation.

Der zweite Grund für zu viel und vor allem unnötigen Inhalt besteht in der zunehmenden Unsitte, dass aus der Präsentation auch gleich ein sog. Handout gemacht wird. Mal von der Frage abgesehen, ob das Handout wirklich nötig ist, sind Handout und Präsentation unterschiedlich, ja sie müssen sogar unterschiedlich sein, weil sie unterschiedliche Ziele verfolgen. Im Handout da möchte ich die Details haben und nachlesen können, da gehören sie hin, in der Präsentation sind zu viele Details störend und hindern oft mehr als sie nützen. Wenn Sie sich einmal damit angefreundet haben, diese beiden Dinge zu trennen, werden Sie feststellen, wie einfach es ist, sich in Ihrer Präsentation auf das Wesentliche zu konzentrieren, eben ganz nach dem Motto: Weniger ist mehr.

Tipp 2: Fokussierung auf die Kern-Botschaft

Das zweite Prinzip – Fokussierung auf die Kern-Botschaft – hat natürlich eng mit dem ersten Prinzip – Weniger ist mehr – zu tun. Man könnte sagen, es fügt dem ersten Prinzip ein wesentliches Merkmal hinzu: Klarheit.

Dieses Prinzip beginnt im Kopf des Redners mit der Frage: Was ist eigentlich mein Ziel mit dieser Präsentation? Was genau will ich erreichen? Was sollen meine Zuhörer am Ende meiner Präsentation tun, sagen, denken? Wenn ich die Antworten auf diese Fragen habe, kann ich daraus die Antwort auf die Frage ableiten: Wie muss dann meine Kernbotschaft lauten, wenn ich dieses Ziel erreichen will? Diese Kernaussage sollte möglichst griffig in einen, kurzen Satz passen, im Grunde wie eine Schlagzeile. Meine Empfehlung, damit sie die Kern-Botschaft nicht vergessen oder verwässern: Legen Sie sich einen Zettel mit Ihrem Ziel und mit Ihrer Kern-Botschaft so, dass Sie den Inhalt jederzeit lesen können. Erst dann beginnen Sie mit der Vorbereitung Ihrer Präsentation, immer ihre Kern-Aussage im Blick.

Das ist eine gute Möglichkeit, sich selbst zu fokussieren, seine Blickrichtung, sowohl buchstäblich als auch mental immer in der richtigen Richtung zu haben, sich nicht ablenken zu lassen, die Botschaft zu verwässern und sich in unnötigen und unsinnigen Details zu „verlieren“. Es gibt einen schönen Vergleich, um zu verstehen, wie diese Fokussierung in der Praxis aussehen könnte.

Wenn Sie ein bestimmtes Musikstück hören – besonders gut kann man das bei klassischen Musikstücken, wie Klavierkonzerten etc. erkennen – dann hat dieses Musikstück ein sog. Thema, eine Reihe und Anordnung bestimmter Noten, meist nicht sehr viele, oft nur 2 oder 3 Takte, die den Mittelpunkt dieses Musikstückes bilden. Wie erkennt man nun dieses Thema, sozusagen die Kern-Botschaft? Ganz einfach, es wird sehr oft wiederholt, mal in der ursprünglichen Form, mal in einer Variation, mal schneller, mal in einer anderen Tonlage, aber immer erkennbar. Und bereits nach wenigen Wiederholungen ist jedem aufmerksamen Zuhörer klar: Das ist die Kern-Aussage. Genau das gleiche können Sie bei Ihrer Präsentation tun: Machen Sie die Kern-Botschaft so früh wie möglich klar, wiederholen Sie diese 2-3 mal, bis den Zuhörern das klar ist, und dann verwenden Sie die Botschaft immer wieder in abgewandelter Form, also in Variationen, aber immer erkennbar. Wenn Ihre Zuhörer am Ende der Präsentation gefragt würden, was die Kern-Botschaft war, sollten sie in der Lage sein, dies „wie aus der Pistole geschossen“ beantworten zu können.

Die weiteren Tipps im nächsten Artikel.

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